Las reglas de privacidad te permiten controlar quién tiene acceso automático a tus reuniones y llamadas según condiciones específicas. Estas reglas solo afectan los permisos de acceso automáticos y no bloquean las invitaciones manuales explícitas.
¿Qué son las reglas de privacidad?
Las reglas de privacidad son condiciones configurables que determinan cuándo una reunión o llamada debe ser privada. Cuando una regla se aplica, solo los participantes directos tendrán acceso al contenido, y los miembros del equipo no recibirán acceso automático en ningún caso.
Por defecto, los usuarios del mismo equipo comparten acceso automático a las reuniones de sus compañeros (pasadas y futuras). Las reglas de privacidad y la marca manual de privacidad son la única excepción a esta propagación por equipos. Consulta Equipos y usuarios — Acceso automático para el detalle completo.
Importante: estas reglas solo se aplican a los permisos de acceso automáticos. No bloquean ni afectan las invitaciones manuales explícitas que puedas enviar a otras personas o equipos.
Configuración independiente para reuniones y llamadas
Las reglas de privacidad se configuran por separado para reuniones (videollamadas) y llamadas telefónicas:
Reuniones: Configúralas desde Settings > Meeting Settings > Privacy Rules
Llamadas: Configúralas desde Settings > Call Settings > Privacy Rules
Cada tipo tiene su propio conjunto de reglas, lo que te permite aplicar políticas diferentes según el tipo de interacción.
Tipos de reglas disponibles
1. Participante externo
Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada incluye participantes de dominios que no están en tu lista de dominios internos.
Configuración:
Define los dominios que consideras "internos" (por ejemplo, Audeo.com)
Si alguien de otro dominio participa, la reunión será privada
Ejemplo:
Dominios internos: Audeo.com, sucursal.com
Si alguien de cliente.com participa → La reunión será privada
Solo participantes de Audeo.com o sucursal.com → Acceso normal del equipo
2. Persona específica
Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada incluye una o más personas específicas que has configurado en la regla.
Configuración:
Selecciona las personas específicas desde tu base de contactos y usuarios
Puedes buscar por nombre o email
Muestra iconos para distinguir entre usuarios internos y contactos externos
Ejemplo:
Has configurado a "Juan Pérez" como persona específica
Cualquier reunión con Juan Pérez → Será privada
Útil para proteger reuniones con clientes VIP o contactos sensibles
3. Palabra clave en el título
Cuándo se aplica: Cuando el título de la reunión o llamada contiene palabras clave específicas.
Configuración:
Define las palabras clave a detectar
Elige el modo de coincidencia:
Contiene: La palabra clave aparece en cualquier parte del título
Coincidencia exacta: El título debe ser exactamente igual a la palabra clave
Expresión regular: Usa patrones complejos de búsqueda
Ejemplo:
Palabra clave: "Confidencial"
Título: "Reunión Confidencial con Cliente" → Será privada
Título: "Reunión Regular" → Acceso normal
4. Tipo de actividad
Cuándo se aplica: Cuando una reunión o llamada está asociada con tipos de actividad específicos que has configurado.
Configuración:
Selecciona los tipos de actividad desde la lista disponible
Importante: En la configuración de reuniones solo verás tipos de actividad de reuniones (videollamadas)
En la configuración de llamadas solo verás tipos de actividad de llamadas (llamadas telefónicas)
Puedes seleccionar múltiples tipos de actividad
Ejemplo:
Has configurado "Negociación Sensible" como tipo de actividad
Cualquier reunión con este tipo de actividad → Será privada
Útil para proteger categorías específicas de interacciones
Cómo crear y gestionar reglas
Crear una nueva regla
Accede a Settings > Meeting Settings o Settings > Call Settings
Desplázate a la sección Privacy Rules
Haz clic en Add Rule (Agregar Regla)
Selecciona el tipo de regla
Configura los parámetros específicos según el tipo elegido
Activa o desactiva la regla según necesites
Guarda la regla
Activar o desactivar reglas
Puedes activar o desactivar cualquier regla sin eliminarla usando el switch de estado. Las reglas desactivadas no se aplican, pero puedes reactivarlas en cualquier momento.
Editar una regla
En la tabla de reglas de privacidad, haz clic en el icono de edición (lápiz)
Modifica los parámetros que necesites
Guarda los cambios
Eliminar una regla
En la tabla de reglas de privacidad, haz clic en el icono de eliminación (papelera)
Confirma la eliminación
Visualización de reglas
La tabla de reglas muestra:
Tipo: El tipo de regla (Participante Externo, Persona Específica, etc.)
Parámetros: Los valores configurados de forma resumida
Estado: Si la regla está activa o inactiva
Acciones: Editar o eliminar la regla
Ejemplos de uso
Caso 1: Proteger reuniones con clientes externos
Objetivo: Hacer privadas todas las reuniones que incluyan participantes externos a tu organización.
Solución: Crea una regla de tipo «Participante externo» y agrega tus dominios internos (ej: Audeo.com). Cualquier reunión con alguien fuera de estos dominios será privada.
Caso 2: Reuniones confidenciales por título
Objetivo: Marcar automáticamente como privadas las reuniones con títulos específicos.
Solución: Crea una regla de tipo «Palabra clave en el título» y agrega palabras como «Confidencial», «Privada», «Interna», etc.
Caso 3: Proteger tipos de actividad específicos
Objetivo: Hacer privadas todas las reuniones de negociación o cierre de ventas.
Solución: Crea una regla de tipo «Tipo de actividad» y selecciona los tipos relevantes (ej: «Negociación», «Cierre de ventas»). Los tipos disponibles dependen de si configuras reglas en Meeting settings o Call settings; ver Tipos de actividad.
Privacidad manual
Además de las reglas automáticas, puedes marcar reuniones y llamadas como privadas manualmente en cualquier momento.
¿Quién puede marcar una reunión como privada?
Owners: Pueden marcar cualquier reunión o llamada como privada
Admins: Solo pueden marcar como privadas las reuniones o llamadas en las que han participado
Cómo marcar una reunión como privada
Hay dos formas de marcar una reunión o llamada como privada:
Desde el listado de reuniones/llamadas
Localiza la reunión o llamada en el listado
Abre en la fila
Selecciona Mark as Private o Mark as Public
Desde la vista de reunión/llamada individual
Abre la reunión o llamada
Abre en la esquina superior derecha
Selecciona Mark as Private o Mark as Public
Indicador visual
Las reuniones y llamadas privadas muestran un icono de candado para identificarlas fácilmente:
En el listado: Junto al título de la reunión
En la vista individual: Badge "Private" en el encabezado
Diferencia entre privacidad automática y manual
Aspecto
Privacidad Automática (Reglas)
Privacidad Manual
Cuándo se aplica
Al crear/procesar la reunión
En cualquier momento
Quién puede aplicarla
Sistema automático
Admins y Owners
Persistencia
Evaluada en tiempo de creación
Persiste independientemente de las reglas
Puede revertirse
Sí, marcando manualmente como pública
Sí, marcando manualmente como pública
Comportamiento importante
El estado manual tiene prioridad: Si marcas una reunión como privada manualmente, permanecerá privada incluso si no cumple ninguna regla de privacidad.
Puedes desmarcar reuniones privadas por reglas: Si una reunión fue marcada como privada automáticamente por una regla, puedes desmarcada manualmente como pública.
El estado persiste: Una vez marcada manualmente, el estado de privacidad no cambia aunque se modifiquen las reglas de privacidad.
Se remueven accesos automáticamente: Al marcar una reunión como privada, se eliminan automáticamente todos los accesos de usuarios que no son participantes ni owners.
No se pueden compartir reuniones privadas: El botón "Share" está deshabilitado para reuniones privadas. Solo los participantes y owners tienen acceso.
Los accesos no se restauran automáticamente: Al desmarcar una reunión como privada, los usuarios que perdieron acceso NO lo recuperan automáticamente. Deberás invitarlos manualmente si deseas que vuelvan a tener acceso.
Notas importantes
Las reglas se evalúan automáticamente cuando se procesa una reunión o llamada
Múltiples reglas pueden aplicarse simultáneamente
Si al menos una regla activa se cumple, la reunión o llamada será privada
Las reglas no afectan las invitaciones manuales explícitas
Los administradores pueden gestionar estas configuraciones desde Settings
El estado de privacidad manual tiene prioridad sobre las reglas automáticas
Tester de accesos a reuniones y llamadas
El Tester de Accesos es una herramienta de diagnóstico que permite a los administradores verificar si un usuario específico tiene acceso a una reunión o llamada, y entender exactamente por qué tiene o no tiene acceso.
¿Dónde encontrar el Tester de Accesos?
El tester está disponible en dos ubicaciones:
Para Reuniones (Videollamadas): Settings > Meeting Settings (al final de la página)
Para Llamadas Telefónicas: Settings > Call Settings > General (al final de la pestaña)
¿Quién puede usar el Tester de Accesos?
Esta herramienta está disponible únicamente para usuarios con rol de Admin u Owner.
Cómo usar el Tester de Accesos
Selecciona una reunión o llamada
Usa el selector de búsqueda para encontrar la reunión o llamada que deseas verificar
Puedes buscar por nombre
El selector filtra automáticamente por tipo (videollamadas en Meeting Settings, llamadas telefónicas en Call Settings)
Selecciona un usuario
Usa el selector de búsqueda para encontrar el usuario que deseas verificar
Puedes buscar por nombre o email
El selector muestra todos los usuarios de tu organización
Ejecuta el test
Haz clic en el botón "Test Access"
El sistema analizará los permisos y mostrará el resultado
Información que proporciona el Tester
El tester muestra información detallada sobre el acceso del usuario:
Resultado Principal
Has Access / No Access: Indica claramente si el usuario tiene o no acceso
Razón Principal: Explica el motivo principal del resultado (ej: "User is an owner of the meeting", "Meeting is private and user is not a participant")
Detalles de Acceso
El tester muestra el estado de múltiples factores que influyen en el acceso:
Meeting is private: Indica si la reunión está marcada como privada
Is participant: Indica si el usuario es participante directo de la reunión/llamada
Is owner: Indica si el usuario es owner de la reunión/llamada
Is blocked: Indica si el usuario está bloqueado explícitamente
Has direct viewer access: Indica si el usuario tiene permiso directo de visualización (can_view)
Has team access: Indica si el usuario tiene acceso a través de su equipo
Casos de uso del Tester
1. Verificar por qué un usuario no puede ver una reunión
Situación: Un usuario reporta que no puede ver una reunión específica.
Solución:
Usa el tester para verificar el acceso del usuario
Revisa la razón proporcionada (ej: "Meeting is private and user is not a participant")
Toma acción según corresponda (desmarcar como privada, añadir como participante, etc.)
2. Auditar permisos antes de compartir contenido sensible
Situación: Quieres asegurarte de que solo ciertas personas tienen acceso a una reunión confidencial.
Solución:
Marca la reunión como privada
Usa el tester para verificar que usuarios específicos NO tienen acceso
Confirma que solo los participantes y owners pueden acceder
3. Diagnosticar problemas de configuración de equipos
Situación: Sospechas que las reglas de privacidad o la configuración de equipos no está funcionando correctamente.
Solución:
Usa el tester con diferentes usuarios y reuniones
Compara los resultados esperados vs los reales
Identifica patrones y ajusta la configuración según sea necesario
Interpretación de Resultados
✅ Acceso Concedido - Posibles Razones
"User is an owner of the meeting": El usuario es owner de la reunión
"User has 'can_view' relation to the meeting": El usuario tiene permiso directo de visualización
"User has team access to the meeting": El usuario tiene acceso a través de su equipo
❌ Acceso Denegado - Posibles Razones
"User is blocked from the meeting": El usuario está bloqueado explícitamente
"Meeting is private and user is not a participant": La reunión es privada y el usuario no es participante
"No direct access relation found": El usuario no tiene ninguna relación de acceso con la reunión
Notas importantes
El tester no modifica permisos, solo los consulta y muestra
Los resultados reflejan el estado actual de los permisos en tiempo real
El tester respeta todas las reglas de privacidad y permisos configuradas
Puedes usar el tester tantas veces como necesites sin afectar el sistema
Privacidad y Seguridad
Solo Admins y Owners pueden usar esta herramienta
El uso del tester no genera notificaciones a los usuarios verificados
Los resultados son visibles solo para quien ejecuta el test
Esta herramienta es útil para auditorías de seguridad y cumplimiento
Preguntas frecuentes
¿Las reglas afectan a reuniones o llamadas ya existentes?
No, las reglas solo se aplican a nuevas reuniones y llamadas procesadas después de configurar la regla.
¿Puedo tener diferentes reglas para reuniones y llamadas?
Sí, las reglas se configuran independientemente. Puedes tener reglas completamente diferentes para reuniones y llamadas.
¿Qué pasa si una reunión cumple múltiples reglas?
Si una reunión cumple cualquier regla activa, será privada. No necesitas que cumpla todas las reglas.
¿Las reglas bloquean completamente el acceso?
No, las reglas solo afectan los permisos automáticos. Si envías una invitación manual explícita a alguien, esa persona tendrá acceso independientemente de las reglas.
¿Puedo marcar una reunión como privada manualmente?
Sí, los Admins y Owners pueden marcar reuniones o llamadas como privadas en cualquier momento. Los Admins solo pueden marcar como privadas aquellas en las que han participado.
¿Qué pasa si marco como privada una reunión que ya cumplía una regla automática?
El estado manual tiene prioridad. La reunión permanecerá privada aunque dejes de cumplir reglas automáticas o las desactives.
¿Puedo desmarcar como pública una reunión que una regla marcó como privada?
Sí. Puedes marcarla manualmente como pública; el estado manual tiene prioridad sobre las reglas.
¿Cómo sé si una reunión es privada?
Las reuniones y llamadas privadas muestran un icono de candado junto al título en el listado y una etiqueta Private en la vista individual.
¿Qué pasa con los usuarios que ya tenían acceso?
Cuando marcas una reunión como privada, se eliminan automáticamente los accesos de usuarios que no son participantes directos ni Owners de la organización. Quienes tenían acceso como viewers (por ejemplo, por equipo) lo pierden de inmediato.
¿Puedo compartir una reunión privada?
No. El botón Share está deshabilitado para reuniones privadas. Solo participantes directos y owners tienen acceso.
¿Cómo verifico si un usuario tiene acceso a una reunión concreta?
Usa el Tester de accesos al final de Settings > Meeting settings o Call settings. Selecciona reunión y usuario y verás si tiene acceso y por qué. Solo Admins y Owners.
¿El tester de accesos modifica los permisos?
No. Es solo lectura: consulta y muestra el estado actual sin cambiarlo.
¿Los usuarios reciben notificación cuando uso el tester de accesos?
No. El uso del tester es transparente para el resto de usuarios.
